Privacyverklaring over Microsoft Teams

Privacyverklaring volgens Art. 13 AVG

In deze privacyverklaring lichten wij ons gebruik van de videocommunicatiesoftware „Teams Meetings“ van Microsoft Corporation toe.
De privacyverklaring is zowel gericht aan medewerkers van de Kleine Wolke Textilgesellschaft GmbH & Co. KG als aan externe personen.

Verantwoordelijke:
Voor de verwerking van uw persoonsgegevens in verband met het gebruik van „Teams Meetings“ is de Kleine Wolke Textilgesellschaft GmbH & Co. KG, Herzogin-Cecilie-Allee 16/18, D-28217 Bremen, Tel.: +49 (0) 421 / 62 61 – 0, Fax: +49 (0) 421 / 62 61 – 392, E-mail: info@kleinewolke.com, verantwoordelijk.

Beschrijving van de gegevensverwerking, doeleinden en gegevenssoorten:
Voor het uitvoeren van videoconferenties (hierna: „online meetings“) gebruiken wij de tool „Teams Meetings“.
Afhankelijk van de aard en omvang van het gebruik van „Teams Meetings“ worden verschillende soorten gegevens verzameld respectievelijk verwerkt. Hieronder vallen met name
•    gegevens over uw persoon (bijv. voor- en achternaam, e-mailadres)
•    meeting-metadata (bijv. datum, tijd en duur van de communicatie, naam van de meeting, IP-adres van de deelnemer)
•    apparaat-/hardwaregegevens (MAC-adressen, clientversie)
•    tekst-, audio- en videogegevens
•    documenten of bescheiden die u zelf uploadt of verstuurt
•    verbindingsgegevens (bijv. telefoonnummers, landnamen, begin- en eindtijden, IP-adressen)
Hierna willen wij u nader informeren over de omvang van de gegevensverwerking.

Vereiste gegevens en functies
Als u als externe deelnemer deelneemt aan een online meeting, ontvangt u van de host per e-mail een toegangslink. Bij de aanmelding voor de online meeting kunt u vervolgens uw naam en eventueel uw e-mailadres opgeven.
Daarnaast verzamelt de tool gebruikersgegevens die noodzakelijk zijn voor het beschikbaar stellen van de dienst. Hieronder vallen met name technische gegevens over uw apparaten, uw netwerk en uw internetverbinding, zoals bijv. IP-adres, MAC-adres, andere apparaat-ID's, apparaattype, type en versie van het besturingssysteem, clientversie, cameratype, microfoon of luidspreker, type verbinding.

Vrijwillige gegevens en functies
U kunt aanvullende gegevens over uw persoon verstrekken, maar dat hoeft niet. Daarnaast staat het u vrij om tijdens een online meeting de chatfunctie te gebruiken. Ook kunt u uw camera en microfoon zelf in-, uit- respectievelijk dempen.
In principe vindt er geen opname plaats. Mocht het toch de bedoeling zijn dat wij afzonderlijke sessies opnemen, dan doen wij dat alleen als vooraf de toestemming van alle uitgenodigde deelnemers is verkregen. Als de toestemming door ten minste één persoon niet wordt verleend, vindt er geen opname plaats.
Als u de chatfunctie gebruikt, worden de door u ingevoerde teksten verwerkt om deze in de „online meeting“ weer te geven. De chat wordt niet gelogd.  
U kunt ook als externe Teams-gebruiker met de medewerkers van ons bedrijf via een online meeting of chatbericht contact opnemen. In dat laatste geval worden uw gebruikersnaam en uw tekst- of documentinvoer verwerkt om het bericht aan de gecontacteerde persoon weer te geven. U beslist zelf aan wie u schrijft en welke inhoud het bericht moet hebben (tekst of document). Buiten online meetings worden geen tekst- respectievelijk documentinvoeren gelogd.

Rechtsgrondslagen voor de gegevensverwerking
Als u als externe deelnemer aan een online meeting deelneemt, vindt de verwerking van uw gegevens plaats op basis van Art. 6 lid 1 zin 1 onder b AVG, voor zover uw deelname aan de online meeting noodzakelijk is voor de uitvoering van een met ons gesloten overeenkomst. Hetzelfde geldt wanneer de uitvoering van de online meeting noodzakelijk is voor het uitvoeren van precontractuele maatregelen die op uw verzoek plaatsvinden.
Voor zover de gegevensverwerking in verband met het gebruik van „Teams Meetings“ niet noodzakelijk is voor de uitvoering van een met ons gesloten overeenkomst respectievelijk voor het uitvoeren van precontractuele maatregelen, vindt deze plaats op basis van Art. 6 lid 1 zin 1 onder f AVG. Ons gerechtvaardigd belang bestaat hierbij uit het in stand houden van locatieonafhankelijke communicatie, het onderhouden van zakelijke contacten en het verlenen van verschuldigde diensten.
Voor zover u bij het gebruik van de tool daarnaast vrijwillig gegevens over uw persoon verstrekt of vrijwillig functies gebruikt die niet dwingend noodzakelijk zijn, vindt de daarmee samenhangende gegevensverwerking plaats op basis van uw herroepbare toestemming volgens Art. 6 lid 1 zin 1 onder a AVG. U kunt uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. Houd er rekening mee dat verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden, hierdoor niet worden geraakt.

Doorgifte van uw gegevens
In principe geven wij uw gegevens niet door aan onbevoegde derden.
Bij de verwerking van uw gegevens worden wij ondersteund door Microsoft Corporation als externe dienstverlener en verwerker in de zin van Art. 28 AVG. Als verwerker verwerkt Microsoft Corporation uw gegevens strikt volgens instructie en op basis van een afzonderlijk gesloten verwerkersovereenkomst.  

Verwijdering van uw gegevens
Uw gegevens worden in het geval van een online meeting alleen voor de duur van de betreffende meeting in het systeem opgeslagen. De opgenomen meetings worden niet verwijderd.
Tekstinvoer en verzonden documenten buiten online meetings worden niet verwijderd.

Uw rechten als betrokkene
U hebt volgens Art. 15 AVG het recht op inzage door de verwerkingsverantwoordelijke in de persoonsgegevens die op u betrekking hebben, evenals op rectificatie van onjuiste gegevens volgens Art. 16 AVG of op verwijdering, voor zover een van de in Art. 17 AVG genoemde gronden van toepassing is, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de nagestreefde doeleinden. Daarnaast hebt u recht op beperking van de verwerking wanneer aan een van de in Art. 18 AVG genoemde voorwaarden is voldaan en in de gevallen van Art. 20 AVG het recht op overdraagbaarheid van gegevens. In gevallen waarin wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van de rechtsgrondslag van Art. 6 lid 1 zin 1 onder f AVG, hebt u bovendien het recht om te allen tijde bezwaar te maken om redenen die voortvloeien uit uw bijzondere situatie. Wij verwerken de persoonsgegevens dan niet meer, tenzij er aantoonbaar dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.
U hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat de verwerking van de gegevens die op u betrekking hebben in strijd is met de bepalingen inzake gegevensbescherming. Het klachtrecht kan met name worden uitgeoefend bij een toezichthoudende autoriteit in de lidstaat van de verblijfplaats van de betrokkene of van de plaats van de vermeende inbreuk.

Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming:
Bij de nakoming van onze verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming worden wij ondersteund door onze functionaris voor gegevensbescherming. De contactgegevens van onze functionaris voor gegevensbescherming luiden: datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Straße 88, 28217 Bremen, E-mail: office@datenschutz-nord.de, Tel.: 0421 69 66 32-0