Privacyverklaring voor Microsoft Teams

Privacy-informatie volgens art. 13 AVG

In deze privacy-informatie leggen we je ons gebruik uit van de videocommunicatiesoftware „Teams Meetings“ van Microsoft Corporation.
Deze privacy-informatie is gericht aan zowel medewerkers van de Kleine Wolke Textilgesellschaft GmbH & Co. KG als externe personen.

Verwerkingsverantwoordelijke:
Voor de verwerking van je persoonsgegevens in verband met het gebruik van „Teams Meetings“ is de Kleine Wolke Textilgesellschaft GmbH & Co. KG, Herzogin-Cecilie-Allee 16/18, D-28217 Bremen, Tel.: +49 (0) 421 / 62 61 – 0, Fax: +49 (0) 421 / 62 61 – 392, E-Mail: info@kleinewolke.com, verantwoordelijk.

Beschrijving van de gegevensverwerking, doeleinden en gegevenssoorten:
Voor het houden van videoconferenties (hierna: „online meetings“) gebruiken we de tool „Teams Meetings“.
Afhankelijk van de aard en omvang van het gebruik van „Teams Meetings“ worden verschillende soorten gegevens verzameld en/of verwerkt. Hieronder vallen met name
•    Gegevens over je persoon (bijv. voor- en achternaam, e-mailadres)
•    Meeting-metagegevens (bijv. datum, tijdstip en duur van de communicatie, naam van de meeting, IP-adres van de deelnemer)
•    Apparaat-/hardwaregegevens (MAC-adressen, clientversie)
•    Tekst-, audio- en videogegevens
•    Documenten of stukken die je zelf uploadt of verstuurt
•    Verbindingsgegevens (bijv. telefoonnummers, landnamen, start- en eindtijden, IP-adressen)
Hierna informeren we je nader over de omvang van de gegevensverwerking.

Vereiste gegevens en functies
Neem je als externe deelnemer deel aan een online meeting, dan ontvang je van de host een toegangslink per e-mail. Bij het aanmelden voor de online meeting kun je vervolgens je naam en eventueel je e-mailadres opgeven.
Daarnaast verzamelt de tool gebruikersgegevens die nodig zijn voor het leveren van de dienst. Hieronder vallen met name technische gegevens over je apparaten, je netwerk en je internetverbinding, zoals bijv. IP-adres, MAC-adres, andere apparaat-ID’s, apparaattype, type en versie van het besturingssysteem, clientversie, cameratype, microfoon of luidspreker, type verbinding.

Vrijwillige gegevens en functies
Je kunt extra gegevens over je persoon opgeven, maar dat hoeft niet. Bovendien staat het je vrij om tijdens een online meeting de chatfunctie te gebruiken. Ook kun je je camera en je microfoon zelf in- of uitschakelen of dempen.
In principe vindt er geen opname plaats. Als we toch afzonderlijke sessies willen opnemen, doen we dat alleen als vooraf de toestemming van alle uitgenodigde deelnemers is verkregen. Als ten minste één persoon geen toestemming geeft, vindt er geen opname plaats.
Als je de chatfunctie gebruikt, worden de door jou ingevoerde teksten verwerkt om deze in de „online meeting“ weer te geven. Er vindt geen logging van de chat plaats.  
Je kunt ook als Teams-gebruiker van buiten het bedrijf contact opnemen met de medewerkers van ons bedrijf via een online meeting of chatbericht. In dat laatste geval worden je gebruikersnaam en je tekst- of documentinvoer verwerkt om het bericht bij de gecontacteerde persoon weer te geven. Je beslist zelf aan wie je schrijft en welke inhoud het bericht moet hebben (tekst of document). Buiten online meetings worden geen tekst- en/of documentinvoeren gelogd.

Rechtsgrondslagen voor de gegevensverwerking
Als je als externe deelnemer deelneemt aan een online meeting, vindt de verwerking van je gegevens plaats op basis van art. 6 lid 1 zin 1 onder b AVG, voor zover je deelname aan de online meeting noodzakelijk is voor de uitvoering van een met ons gesloten overeenkomst. Hetzelfde geldt wanneer het houden van de online meeting noodzakelijk is voor het nemen van precontractuele maatregelen die op jouw verzoek plaatsvinden.
Voor zover de gegevensverwerking in verband met het gebruik van „Teams Meetings“ niet noodzakelijk is voor de uitvoering van een met ons gesloten overeenkomst en/of voor het nemen van precontractuele maatregelen, vindt deze plaats op basis van art. 6 lid 1 zin 1 onder f AVG. Ons gerechtvaardigd belang bestaat hierbij uit het in stand houden van locatie-onafhankelijke communicatie, het onderhouden van zakelijke contacten en het leveren van verschuldigde prestaties.
Als je bij het gebruik van de tool daarnaast vrijwillig gegevens over je persoon verstrekt of vrijwillig niet strikt noodzakelijke functies gebruikt, vindt de daarmee gepaard gaande gegevensverwerking plaats op basis van je herroepbare toestemming overeenkomstig art. 6 lid 1 zin 1 onder a AVG. Je kunt je toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken. Let erop dat verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden, hierdoor niet worden beïnvloed.

Doorgifte van je gegevens
Wij geven je gegevens in principe niet door aan onbevoegde derden.
Bij de verwerking van je gegevens ondersteunt Microsoft Corporation ons als externe dienstverlener en verwerker in de zin van art. 28 AVG. Als verwerker verwerkt Microsoft Corporation je gegevens strikt volgens onze instructies en op basis van een afzonderlijk gesloten verwerkersovereenkomst.  

Verwijdering van je gegevens
Je gegevens worden in het geval van een online meeting alleen voor de duur van de betreffende meeting in het systeem opgeslagen. De opgenomen meetings worden niet verwijderd.
Tekstinvoer en verzonden documenten buiten online meetings worden niet verwijderd.

Je rechten als betrokkene
Je hebt overeenkomstig art. 15 AVG het recht op inzage van de verwerkingsverantwoordelijke in de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben, evenals het recht op rectificatie van onjuiste gegevens overeenkomstig art. 16 AVG of op verwijdering, voor zover een van de in art. 17 AVG genoemde redenen van toepassing is, bijv. wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de nagestreefde doeleinden. Je hebt bovendien het recht op beperking van de verwerking wanneer een van de in art. 18 AVG genoemde voorwaarden van toepassing is en in de gevallen van art. 20 AVG het recht op overdraagbaarheid van gegevens. In gevallen waarin wij je persoonsgegevens verwerken op basis van art. 6 lid 1 zin 1 onder f AVG, heb je bovendien het recht om, om redenen die voortvloeien uit jouw bijzondere situatie, te allen tijde bezwaar te maken. Wij verwerken de persoonsgegevens dan niet meer, tenzij er aantoonbaar dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden, of tenzij de verwerking dient voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
Je hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit als je van mening bent dat de verwerking van de gegevens die op jou betrekking hebben in strijd is met de privacywetgeving. Het klachtrecht kan met name worden uitgeoefend bij een toezichthoudende autoriteit in de lidstaat van de verblijfplaats van de betrokkene of van de plaats van de vermeende inbreuk.

Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming:
Bij het nakomen van onze privacyverplichtingen worden we ondersteund door onze functionaris voor gegevensbescherming. De contactgegevens van onze functionaris voor gegevensbescherming zijn: datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Straße 88, 28217 Bremen, E-Mail: office@datenschutz-nord.de, Tel.: 0421 69 66 32-0