Privacyverklaring over Microsoft Teams

Privacyverklaring volgens Art. 13 AVG

In deze privacyverklaring lichten wij ons gebruik van de videocommunicatiesoftware “Teams Meetings” van Microsoft Corporation toe.
De privacyverklaring is gericht aan zowel medewerkers van Kleine Wolke Textilgesellschaft GmbH & Co. KG als externe personen.

Verwerkingsverantwoordelijke:
Voor de verwerking van uw persoonsgegevens in verband met het gebruik van “Teams Meetings” is Kleine Wolke Textilgesellschaft GmbH & Co. KG, Herzogin-Cecilie-Allee 16/18, D-28217 Bremen, Tel.: +49 (0) 421 / 62 61 – 0, Fax: +49 (0) 421 / 62 61 – 392, E-Mail: info@kleinewolke.com, verantwoordelijk.

Beschrijving van de gegevensverwerking, doeleinden en soorten gegevens:
Voor het uitvoeren van videoconferenties (hierna: “online-meetings”) gebruiken wij de tool “Teams Meetings”.
Afhankelijk van de aard en omvang van het gebruik van “Teams Meetings” worden verschillende soorten gegevens verzameld respectievelijk verwerkt. Hieronder vallen met name
•    Gegevens over uw persoon (bijv. voor- en achternaam, e-mailadres)
•    Meeting-metadata (bijv. datum, tijd en duur van de communicatie, naam van de meeting, IP-adres van de deelnemer)
•    Apparaat-/hardwaregegevens (MAC-adressen, clientversie)
•    Tekst-, audio- en videogegevens
•    Documenten of stukken die u zelf uploadt of verzendt
•    Verbindingsgegevens (bijv. telefoonnummers, landnamen, begin- en eindtijden, IP-adressen)
Hieronder willen wij u nader informeren over de omvang van de gegevensverwerking.

Vereiste gegevens en functies
Wanneer u als externe deelnemer deelneemt aan een online-meeting, ontvangt u van de host een toegangslink per e-mail. Bij de aanmelding voor de online-meeting kunt u vervolgens uw naam en eventueel uw e-mailadres opgeven.
Daarnaast verzamelt de tool gebruikersgegevens die nodig zijn voor het beschikbaar stellen van de dienst. Hieronder vallen met name technische gegevens over uw apparaten, uw netwerk en uw internetverbinding, zoals bijv. IP-adres, MAC-adres, andere apparaat-ID's, apparaattype, type en versie van het besturingssysteem, clientversie, type camera, microfoon of luidspreker, soort verbinding.

Vrijwillige gegevens en functies
U kunt aanvullende gegevens over uw persoon verstrekken, maar dat hoeft niet. Daarnaast staat het u vrij om tijdens een online-meeting de chatfunctie te gebruiken. Ook uw camera en uw microfoon kunt u zelf in-, uit- respectievelijk op stil schakelen.
Er vindt in principe geen opname plaats. Als wij afzonderlijke sessies toch willen opnemen, doen wij dit alleen als vooraf de toestemming van alle uitgenodigde deelnemers is verkregen. Als de toestemming door ten minste één persoon niet wordt verleend, vindt er geen opname plaats.
Wanneer u de chatfunctie gebruikt, worden de door u ingevoerde teksten verwerkt om deze in de “online-meeting” weer te geven. Er vindt geen logging van de chat plaats.  
U kunt ook als externe Teams-gebruiker met de medewerkers van ons bedrijf via een online-meeting of chatbericht contact opnemen. In het laatste geval worden uw gebruikersnaam en uw tekst- of documentinvoer verwerkt om het bericht aan de gecontacteerde persoon weer te geven. U beslist zelf aan wie u schrijft en welke inhoud het bericht moet hebben (tekst of document). Buiten online-meetings worden geen tekst- respectievelijk documentinvoeren gelogd.

Rechtsgronden voor de gegevensverwerking
Wanneer u als externe deelnemer deelneemt aan een online-meeting, vindt de verwerking van uw gegevens plaats op basis van Art. 6 lid 1 zin 1 onder b AVG, voor zover uw deelname aan de online-meeting noodzakelijk is voor de uitvoering van een met ons gesloten overeenkomst. Hetzelfde geldt wanneer het uitvoeren van de online-meeting noodzakelijk is voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek plaatsvinden.
Voor zover de gegevensverwerking in verband met het gebruik van “Teams Meetings” niet noodzakelijk is voor de uitvoering van een met ons gesloten overeenkomst respectievelijk voor de uitvoering van precontractuele maatregelen, vindt deze plaats op basis van Art. 6 lid 1 zin 1 onder f AVG. Ons gerechtvaardigd belang bestaat hierbij uit het in stand houden van locatieonafhankelijke communicatie, het onderhouden van zakelijke contacten en het leveren van verschuldigde prestaties.
Voor zover u bij het gebruik van de tool daarnaast vrijwillig gegevens over uw persoon verstrekt of vrijwillig niet dwingend noodzakelijke functies gebruikt, vindt de daarmee samenhangende gegevensverwerking plaats op basis van uw herroepbare toestemming volgens Art. 6 lid 1 zin 1 onder a AVG. U kunt uw toestemming op elk moment met werking voor de toekomst intrekken. Houd er rekening mee dat verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden, hierdoor niet worden geraakt.

Doorgifte van uw gegevens
Wij verstrekken uw gegevens in principe niet aan onbevoegde derden.
Bij de verwerking van uw gegevens worden wij ondersteund door Microsoft Corporation als externe dienstverlener en verwerker in de zin van Art. 28 AVG. Als verwerker verwerkt Microsoft Corporation uw gegevens strikt volgens instructies en op basis van een afzonderlijk gesloten verwerkersovereenkomst.  

Verwijdering van uw gegevens
Uw gegevens worden in het geval van een online-meeting alleen voor de duur van de betreffende meeting in het systeem opgeslagen. De opgenomen meetings worden niet verwijderd.
Tekstinvoer en verzonden documenten buiten online-meetings worden niet verwijderd.

Uw rechten als betrokkene
U hebt overeenkomstig Art. 15 AVG recht op inzage van de verwerkingsverantwoordelijke in de persoonsgegevens die op u betrekking hebben, evenals op rectificatie van onjuiste gegevens overeenkomstig Art. 16 AVG of op verwijdering, voor zover een van de in Art. 17 AVG genoemde redenen van toepassing is, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de nagestreefde doeleinden. U hebt bovendien recht op beperking van de verwerking wanneer een van de in Art. 18 AVG genoemde voorwaarden van toepassing is en in de gevallen van Art. 20 AVG recht op gegevensoverdraagbaarheid. In gevallen waarin wij uw persoonsgegevens verwerken op de rechtsgrond van Art. 6 lid 1 zin 1 onder f AVG, hebt u bovendien het recht om te allen tijde bezwaar te maken om redenen die voortvloeien uit uw bijzondere situatie. Wij verwerken de persoonsgegevens dan niet meer, tenzij er aantoonbaar dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.
U hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit wanneer u van mening bent dat de verwerking van de op u betrekking hebbende gegevens in strijd is met de privacywetgeving. Het klachtrecht kan in het bijzonder worden uitgeoefend bij een toezichthoudende autoriteit in de lidstaat van de verblijfplaats van de betrokkene of van de plaats van de vermeende inbreuk.

Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming:
Bij de nakoming van onze verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming worden wij ondersteund door onze functionaris voor gegevensbescherming. De contactgegevens van onze functionaris voor gegevensbescherming zijn: datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Straße 88, 28217 Bremen, E-Mail: office@datenschutz-nord.de, Tel.: 0421 69 66 32-0