Informations sur la protection des données concernant Microsoft Teams

Informations relatives à la protection des données conformément à l’Art. 13 du RGPD

Dans les présentes informations relatives à la protection des données, nous vous expliquons notre utilisation du logiciel de communication vidéo « Teams Meetings » de Microsoft Corporation.
Ces informations relatives à la protection des données s’adressent aussi bien aux collaborateurs de Kleine Wolke Textilgesellschaft GmbH & Co. KG qu’aux personnes externes.

Responsable :
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation de « Teams Meetings » est Kleine Wolke Textilgesellschaft GmbH & Co. KG, Herzogin-Cecilie-Allee 16/18, D-28217 Brême, tél. : +49 (0) 421 / 62 61 – 0, fax : +49 (0) 421 / 62 61 – 392, e-mail : info@kleinewolke.com.

Description du traitement des données, finalités et types de données :
Nous utilisons l’outil « Teams Meetings » pour organiser des visioconférences (ci-après : « réunions en ligne »).
Selon la nature et l’étendue de l’utilisation de « Teams Meetings », différents types de données sont collectés ou traités. Il s’agit notamment de :
•    informations relatives à votre personne (p. ex. prénom et nom, adresse e-mail)
•    métadonnées de réunion (p. ex. date, heure et durée de la communication, nom de la réunion, adresse IP du participant)
•    données relatives à l’appareil/au matériel (adresses MAC, version du client)
•    données textuelles, audio et vidéo
•    documents ou pièces que vous téléchargez ou envoyez vous-même
•    données de connexion (p. ex. numéros d’appel, noms de pays, heures de début et de fin, adresses IP)
Nous souhaitons ci-dessous vous informer plus en détail sur l’étendue du traitement des données.

Données et fonctions nécessaires
Si vous participez à une réunion en ligne en tant que participant externe, vous recevez de l’hôte un lien d’accès par e-mail. Lors de l’inscription à la réunion en ligne, vous pouvez ensuite indiquer votre nom et, le cas échéant, votre adresse e-mail.
Par ailleurs, l’outil collecte des données utilisateur nécessaires à la fourniture du service. Il s’agit notamment de données techniques relatives à vos appareils, à votre réseau et à votre connexion Internet, telles que l’adresse IP, l’adresse MAC, d’autres identifiants d’appareil, le type d’appareil, le type et la version du système d’exploitation, la version du client, le type de caméra, le microphone ou le haut-parleur, le type de connexion.

Informations et fonctions facultatives
Vous pouvez fournir d’autres informations vous concernant, mais vous n’y êtes pas obligé. En outre, vous êtes libre d’utiliser la fonction de chat pendant une réunion en ligne. Vous pouvez également activer, désactiver ou couper vous-même votre caméra et votre microphone.
En principe, aucun enregistrement n’est effectué. Si nous souhaitions néanmoins enregistrer certaines sessions, nous ne le ferions que si le consentement de tous les participants invités a été obtenu au préalable. Si au moins une personne ne donne pas son consentement, aucun enregistrement n’a lieu.
Si vous utilisez la fonction de chat, les textes que vous saisissez sont traités afin de les afficher dans la « réunion en ligne ». Aucun journal du chat n’est conservé.  
Vous pouvez également, en tant qu’utilisateur Teams externe à l’entreprise, entrer en contact avec les collaborateurs de notre entreprise par réunion en ligne ou message de chat. Dans ce dernier cas, votre nom d’utilisateur ainsi que votre saisie de texte ou de document sont traités afin d’afficher le message à la personne contactée. Vous décidez vous-même à qui vous écrivez et quel contenu le message doit avoir (texte ou document). En dehors des réunions en ligne, les saisies de texte ou de document ne sont pas consignées.

Bases juridiques du traitement des données
Si vous participez à une réunion en ligne en tant que participant externe, le traitement de vos données est effectué sur la base de l’Art. 6, al. 1 S. 1, let. b du RGPD, dans la mesure où votre participation à la réunion en ligne est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec nous. Il en va de même si l’organisation de la réunion en ligne est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande.
Dans la mesure où le traitement des données dans le cadre de l’utilisation de « Teams Meetings » n’est pas nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec nous ou à l’exécution de mesures précontractuelles, il est effectué sur la base de l’Art. 6, al. 1 S. 1, let. f du RGPD. Notre intérêt légitime réside à cet égard dans le maintien d’une communication indépendante du lieu, l’entretien de contacts professionnels et la fourniture des prestations dues.
Dans la mesure où, lors de l’utilisation de l’outil, vous fournissez en outre volontairement des informations vous concernant ou utilisez volontairement des fonctions non strictement nécessaires, le traitement des données qui en découle est effectué sur la base de votre consentement révocable conformément à l’Art. 6, al. 1 S. 1, let. a du RGPD. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir. Veuillez noter que les traitements effectués avant la révocation ne sont pas concernés.

Transmission de vos données
En principe, nous ne transmettons pas vos données à des tiers non autorisés.
Microsoft Corporation nous assiste, en tant que prestataire externe et sous-traitant au sens de l’Art. 28 du RGPD, dans le traitement de vos données. En tant que sous-traitant, Microsoft Corporation traite vos données en respectant strictement nos instructions et sur la base d’un contrat de sous-traitance distinct conclu à cet effet.  

Suppression de vos données
Dans le cas d’une réunion en ligne, vos données ne sont conservées dans le système que pendant la durée de la réunion concernée. Les réunions enregistrées ne sont pas supprimées.
Les saisies de texte ainsi que les documents envoyés en dehors des réunions en ligne ne sont pas supprimés.

Vos droits en tant que personne concernée
Conformément à l’Art. 15 du RGPD, vous disposez d’un droit d’accès auprès du responsable concernant les données à caractère personnel vous concernant, ainsi que d’un droit de rectification des données inexactes conformément à l’Art. 16 du RGPD ou d’un droit à l’effacement, dans la mesure où l’un des motifs mentionnés à l’Art. 17 du RGPD s’applique, par exemple lorsque les données ne sont plus nécessaires aux finalités poursuivies. Vous disposez en outre d’un droit à la limitation du traitement si l’une des conditions mentionnées à l’Art. 18 du RGPD est remplie et, dans les cas prévus par l’Art. 20 du RGPD, d’un droit à la portabilité des données. Dans les cas où nous traitons vos données à caractère personnel sur la base juridique de l’Art. 6, al. 1 S. 1, let. f du RGPD, vous disposez également du droit de vous y opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière. Nous ne traiterons alors plus les données à caractère personnel, à moins qu’il n’existe des motifs légitimes et impérieux dûment démontrés pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou que le traitement serve à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle si vous estimez que le traitement des données vous concernant enfreint les dispositions relatives à la protection des données. Le droit de réclamation peut notamment être exercé auprès d’une autorité de contrôle dans l’État membre du lieu de résidence de la personne concernée ou du lieu de l’infraction présumée.

Coordonnées de la déléguée à la protection des données :
Nous sommes assistés par notre déléguée à la protection des données dans l’accomplissement de nos obligations en matière de protection des données. Les coordonnées de notre déléguée à la protection des données sont les suivantes : datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Straße 88, 28217 Brême, e-mail : office@datenschutz-nord.de, tél. : 0421 69 66 32-0